Qui sommes-nous ?
L’adresse de notre site est : https://gestion-santé.nessassurances.com/
Pourquoi ?
Ness Assurances, société de courtage en assurances, a mis en ligne un site INTRANET, réservé aux salariés des entreprises assurées.
Cette démarche répond:
- Au besoin de facilitation de la gestion administrative du régime santé de l’entreprise,
- À la possibilité d’obtenir un devis d’assurance, aux utilisateurs qui le désirent .
Ness assurances répond à son obligation de moyens pour garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité la traçabilité des données collectées sur le présent site Intranet.
Comment?
Le site web est composé de trois types de formulaires comme suit:
1. Les formulaires de gestion du contrat santé entreprise:
- Affiliation
- Modification
- Portabilité
Qui répondent à la mission de facilitation de la gestion administrative du régime santé de l’entreprise, en facilitant la transmission des données nécessaires à la réalisation du contrat santé d’entreprise.
Pour cette finalité le traitement de données personnelles a pour base légale la réalisation du contrat.
Les destinataires des données personnelles collectées par les formulaires ci-dessus sont l’entreprise assurée et la mutuelle gestionnaire du contrat.
Concernant les données transmises au service RH de l’entreprise:
Le service RH de l’employeur reçoit les données qui lui sont nécessaires pour la réalisation du contrat de travail.
La durée de conservation de ces données personnelles est définie par le code du travail, pour le temps d’exécution du contrat de travail.
En fonction de la base légale utilisée, un salarié pourra exercer son droit d’accéder, de rectifier et/ou demander la portabilité des données le concernant en adressant un e-mail au service RH (ressources humaines) de l’entreprise.
Concernant les données transmises à la mutuelle:
En tant que gestionnaire du contrat santé de l’entreprise, elle reçoit des données nécessaires à la réalisation du contrat.
Parmi les données personnelles collectées, le N.I.R est transmis à la mutuelle qui est habilitée par le Décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 relatif à la mise en œuvre de traitements comportant l’usage du numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques ou nécessitant la consultation de ce répertoire, en tant qu’organisme chargé de la gestion de l’assurance maladie complémentaire.
La durée de conservation de ces données personnelles est définie par le code de la mutualité, pour le temps d’exécution du contrat ajouté de 2 (deux) années.
En cas de litige, les données peuvent être conservées pour une durée définie par la loi.
Pour finalité de statistique, la mutuelle pourra traiter les données qu’elle jugera utiles, sur la base légale de l’intérêt légitime sans nuire aux intérêts personnels de la personne concernée.
En fonction de la base légale utilisée, un salarié pourra exercer son droit d’accéder, de rectifier et/ou demander la portabilité des données le concernant en adressant un e-mail à la mutuelle, en y joignant la copie de sa carte d’identité.
Concernant les données collectées par Ness Assurances:
Le site enregistre l’adresse IP de la personne qui rempli un formulaire pour des raisons de sécurité, et notamment pour aider un destinataire en cas de litige.
Les adresses IP sont conservées pour la durée du contrat, puis sont effacées.
Aucune autre donnée n’est conservée.
La base légale retenue est l’intérêt légitime.
Ness Assurances agit en tant que responsable du traitement pour cette mission.
2. Le formulaire de gestion des refus:
- Dispense
Concernant les données transmises à l’entreprise:
Le service RH de l’employeur reçoit les données qui lui sont nécessaires pour la réalisation du contrat de travail.
La durée de conservation de ces données personnelles est définie par le code du travail, pour le temps d’exécution du contrat de travail.
En fonction de la base légale utilisée, un salarié pourra exercer son droit d’accéder, de rectifier et/ou demander la portabilité des données le concernant en adressant un e-mail au service RH (ressources humaines) de l’entreprise.
Concernant les données collectées par Ness Assurances:
Le site enregistre l’adresse IP de la personne qui rempli un formulaire pour des raisons de sécurité, et notamment pour aider un destinataire en cas de litige.
Les adresses IP sont conservées pour la durée du contrat, puis sont effacées.
Aucune autre donnée n’est conservée.
La base légale retenue est l’intérêt légitime.
Ness Assurances agit en tant que sous-traitant pour cette mission.
3. Les formulaires de devis d’assurances:
- Assurance Emprunteur
- Assurances mobilité
- Assurances Habitation
Ness assurances agit en tant que responsable du traitement en collectant les données au travers les formulaires de ce paragraphe.
La base légale de ce traitement est la nécessite pré contractuelle ou le contrat.
La durée de conservation des données, Conformément aux recommandations de la CNIL:
- en l’absence de conclusion du contrat d’assurance, dans le cadre de la gestion de la prospection, le responsable de traitement ne peut conserver les données du prospect au-delà de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.
- Pour les données pouvant permettre la constatation, la défense ou l’exercice de droit en justice, elles peuvent être conservées pendant une durée maximale de 5 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (cela en application du délai de prescription de droit commun).
- Lorsqu’un contrat d’assurance est conclu, certains délais de prescription spécifiques sont susceptibles de s’appliquer définis par le Code des assurances.
A l’issu des délais les données sont entièrement supprimées.
En fonction de la situation précitée, l’utilisateur peut exercer son droit d’accéder, de rectifier et/ou demander la portabilité des données le concernant en adressant un e-mail nessassurances@pm.me
4. Exercer vos droits
En tant que utilisateurs du présent site vous pouvez demander l’exercice de vos droits auprès des destinataires de vos données comme défini dans les paragraphes précédents.
Pour vous y aider la CNIL a mis en ligne des modèles de courrier